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個人情報の取り扱い

税理士法人トップ会計事務所(以下、「当事務所」と称します。)は、税理士法人としての業務を遂行するために税理士法に規定されている守秘義務を守るとともに「個人情報の保護に関する法律」及びその関連法令を遵守し個人情報の安全管理措置の徹底、コンプライアンス・プログラムの継続的な改善を行うことを宣言します。

書類の管理・処分・送付

  1. 当税理士法人に存在する書類については当社の社員、従事者以外の目に触れないように最善の注意を払います。
  2. 不用になった書類、誤って作成した書類及び文書は、シュレッダーにかけ裁断の後専門業者に委託して処理します
  3. 永久保存以外の書類で当税理士法人にて保管したものは、事案終了後7年経過後に上記(2)と同様の処理をします。
  4. 必要のある場合以外は当税理士法人に保管されている書類、文書は社外に持ち出しをしません。
  5. FAXを利用する場合は送付先番号に十分注意するとともに、原則として必要のある場合以外の送信はしません。
  6. 文書、書類を郵便、宅配便などの手段で送付する場合には宛先などに誤りがないかどうか、目的物が当該目的の者へ確実に到着するよう十分に注意します。

電子情報の管理

  1. データは、外部からのアクセスを禁止した事務所内サーバー上にあるファイルにて保管します。
  2. 必要のある場合以外は電子データの社外への持ち出しはしません。
  3. 必要のある場合以外はデータのバックアップを除き、電子データの外部媒体(CD-ROM、FD、メモリーカード、メモリースティック、外付け磁気ディスクなどその他の電子記憶媒体)への書きこみ、コピーをしません。
  4. 止むを得ない場合を除き、電子メールにて電子データを社外へ送信しません。
  5. パソコンを処分する場合は、磁気ディスクの全データを消去し、磁気ディスクを専門業者に委託し物理的に破壊します。
  6. 外部記憶媒体を処分する場合は物理的に破壊します。

個人情報の第三者への提供

  1. 当法人は、依頼者の事前の同意がある場合その他個人情報保護法第23条に定める場合を除き、個人情報を依頼者本人以外の第三者には提供しません。
  2. 依頼者がお亡くなりになった場合の相続人からの情報提供依頼に対しては、受任事案の性格、提供を求められた情報、提供を求める理由、必要性等を十分に検討のうえ、提供の可否を決定します。

守秘義務の徹底

  1. 当税理士法人の社員、従業者全員は守秘義務の徹底を図ります。
  2. 認識の陳腐化を防ぐために、少なくとも年に1回(事務所ごとに)社員、従業者全員参加の会議で事例研究または改善案の検討を行います。

従事者の監督

  1. 個人情報保護法第21条に定める通り、当税理士法人に存在する個人データを当法人の従業者が取り扱うに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行います。
  2. 個人情報保護法第22条に定める通り、当税理士法人に存在する個人データを当法人の外部委託先が取り扱うに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。

個人情報管理者

  1. 個人情報保護法第31条に基づく当税理士法人の個人情報保護に関する統括管理責任者は代表社員税理士がその任を負います。
  2. 個人情報保護法第31条に基づく当税理士法人の個人情報保護に関する事務所毎の管理責任者は社員税理士がその任を負います。

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